Sådan importeres poster

Hvis du allerede har samlet dine data i formatet .csv eller .vcf, kan du nu nemt importere dem til Simply CRM ved at følge nedenstående trin.

Importer poster i 3 enkle trin

Simply CRM giver dig mulighed for at importere dine poster i en række forskellige kategorier, herunder kontakter, organisationer, muligheder osv.

Før vi forklarer processen med at importere data til Simply CRM , er det vigtigt at understrege et par forudsætninger.

Obligatoriske felter

Din .csv- eller .vcf-fil skal adressere alle obligatoriske felter, der er angivet med et rødt stjerneikon. Felter som Efternavn er f.eks. Obligatoriske for Kontakter-modulet. Hvis de obligatoriske felter efterlades tomme, indstilles de automatisk til ????.

Hvis du prøver at importere en liste over kunder, skal du dedikere en kolonne til deres efternavne i din .csv- eller .vcf-fil. Ellers returnerer systemet en fejl.

Filstørrelse

Dine filer kan ikke overstige den maksimale størrelse på 5 MB.

Tilladelse

Administratorbrugere kan deaktivere importindstillingen for ikke-administratorbrugere. Hvis du ikke kan finde importindstillingen i Simply CRM , skal du kontakte din administrator for at anmode om tilladelse.

3 enkle trin til import af poster

Lad os nu fokusere på processen med at importere poster i .csv- eller .vcf-filformat.

For at komme i gang skal du åbne menuen til venstre og vælge et modul, Salg> Kontakter, hvis du vil importere dine kunder. Klik derefter på knappen Importer i øverste højre hjørne.

Trin 1: Fil upload

I trin 1 skal du uploade din fil til Simply CRM .

Når du trykker på knappen Import, skal du vælge filformat. I øjeblikket understøtter Simply CRM to formater: .csv og .vcf. I denne vejlednings formål bruger vi en .csv-fil.

Når du vælger formatet, skal du trykke på knappen Vælg fra Min computer og vælge din foretrukne fil.

Du vil bemærke yderligere tre felter i pop-up-boksen Importer kontakter: Har overskrift, afgrænset og kodning.

Når du importerer en fil, sammenligner Simply CRM dine overskrifter med felter i systemet. Husk, at den første række i .csv-filen betragtes som en header. Hvis din fil har en header, skal du markere afkrydsningsfeltet Har Header.

Simply CRM understøtter Simply CRM fire typer afgrænsere: komma, semikolon, rør og caret. Systemet genkender kun felter i din .csv-fil, hvis de er adskilt af en af de understøttede afgrænsere.

Vælg altid det rigtige tegnsæt, som din fil blev kodet i, uanset filindholdet. Husk, at Simply CRM understøtter to tegnkodningssæt: UTF-8 og ISO-8859-1.

Hvis dit ark indeholder specialtegn som ø, æ eller å, skal du vælge UTF-8 for at bevare tegnene i deres originale form.

Når du har konfigureret alle felter, skal du klikke på Næste.

Trin 2: Dupliceret håndtering

Det andet trin er valgfri. Det giver dig mulighed for at bestemme, hvordan duplikatposter i din .csv-fil skal håndteres af Simply CRM .

Her kan du vælge at springe, overskrive eller flette duplikatposterne.

Når du har importeret filen, kontrollerer Simply CRM posterne for at undgå duplikater og overflødige data. Hvis du beslutter at bruge Simply CRM , ignorer Simply CRM duplikatposterne, og de vil ikke blive importeret.

Hvis du bruger indstillingen Overskriv, overskriver duplikatposterne fra .csv-filen og erstatter posterne i Simply CRM .

Muligheden Flet lader Simply CRM undersøge duplikatposterne og kun importere de nye, relevante data.

Kontroller eksemplet på billedet herunder for en grafisk gengivelse af spring, overskriv og fletfunktioner.

Spring over, overskriv og flet

Vigtigt: Husk, at importposter aldrig vil omgå duplikatforebyggelsesreglerne.

Trin 3: Feltkortlægning

I det sidste trin skal du kortlægge overskrifter eller kolonner i importfilen i Simply CRM . Hvis din header eller kolonne direkte svarer til Simply CRM , kortlægges den automatisk.

Her kan du indstille standardværdier for kortlægning af felter, og de vil blive brugt, hvis værdien af et hvilket som helst felt i filen er tom. Hvis du genbruger kortlægninger, kan du gemme dem, og de vil være tilgængelige for alle brugere. De gemte kortlægninger kan senere slettes ved blot at trykke på papirkurv-ikonet.

Når du har kortlagt dine felter, skal du klikke på Importer.

Vigtigt: Hvis du ikke kortlægger felter, vil deres værdier gå tabt. Hvis du for eksempel ikke kortlægger feltet Adresse til et simpelt CRM-felt, vil alle adressedata gå tabt.

Når du har importeret en fil til Simply CRM , vises resultaterne i form af en tabel, som kan ses nedenfor.

Importerer fra en anden CRM

Simply CRM kan du importere poster fra andre CRM-systemer. For at importere data fra en anden CRM skal du først eksportere data i form af en .csv-fil. Herefter følger du blot de trin, der tidligere er forklaret i denne vejledning.

Tip til import af poster

I slutningen af denne guide har vi udarbejdet et par nyttige tip, der hjælper dig med at bruge vores service bedre.

Dato værdier

Du kan indstille datoværdierne i Mine indstillinger. Alle formater, der ikke er specificeret der, importeres ikke, og feltet forbliver tomt. Hvis feltet Dato er obligatorisk, og datoen er angivet i et andet format, importeres posterne ikke.

Tildelt til værdier

Når du kortlægger til Værdien tilordnet til, kan du enten have brugernavnet (login-adressen) eller deres for- og efternavn i .csv-filen. Hvis ingen bruger har den nødvendige værdi til stede, tildeles importposterne automatisk til den bruger, der importerer dataene.

numre

For eksempel, hvis .csv-filen har værdien 12.48923 og Min præference-decimaler er indstillet til 2 decimaler, afrundes den importerede værdi op til 12.49.

Hvis du importerer et tomt nummer i det obligatoriske felt, tildeler Simply CRM værdien 0 til posten.

Valglisteværdier

Når mapping til feltet Picklist, hvis importværdien ikke er til stede i picklisten, indsætter Simply en ny værdi i posten.

Hvis feltet Picklist er obligatorisk, og importposten ikke har nogen værdi, bruger Simply den standardværdi, der blev valgt under importen. Hvis standardværdien er tom, vælger Simply standardværdien for feltet. Hvis alle felter er blanke, bruger Simply ???? til rekorden.

Tidsværdier

Ved kortlægning af tidsværdier indstiller Simply CRM klokken til 12 AM, hvis feltværdien er tom.

Multiselekte kombination

I tilfælde af at du importerer multiselekte Picklist-værdier, skal du angive flere værdier i .csv-filen ved hjælp af følgende format: value1 | ## | værdi2 | ## | værdi3 . Husk, at dette felt er store og små bogstaver.

Referencefelter

Når du importerer værdier til referencefelter, f.eks. Organisationsfelt i Kontakter, og der ikke er nogen poster med værdien, oprettes Simply CRM en ny post. Obligatoriske værdier indstilles automatisk til ????. Importen mislykkes, hvis en post har et obligatorisk referencefelt uden værdi.

Inventar felt

Når du importerer filer til din beholdning, skal du huske følgende noter.

  1. Elementets navn i .csv-filen skal være identisk med det, der findes i listen Produkt eller Service.
  2. Som standard søges først efter varenavnet i produktlisten og derefter i servicelisten. For at gøre arbejdet lettere kan du bruge følgende format til at tilføje varenavnet med produkt eller service: :::: Product_Name Services :::: Service_Name.
  3. Felterne Mængde og salgspris skal specificeres korrekt og kortlægges. Hvis de ikke er specificeret, mislykkes din import.
  4. Skatteværdierne skal præsenteres med procentdel, beregnet på det samlede beløb.
  5. Rabatter kan anvendes på individuelle poster eller grupper af varer, men du skal specificere typen af rabat.
  6. Skattetypen skal kortlægges korrekt. I .csv-filen skal skattetypen specificeres som gruppe eller individ. Hvis det ikke er angivet, bruges standardafgiftstypen.
  7. Hvis der er 2 poster med 2 forskellige emner, men det samme emne, betragter Simply CRM dem som en enkelt post.
  8. Alle specifikationer for felterne Varer i alt, samlet før skat, modtaget, saldo og samlet beløb i .csv-filen vil ikke blive taget i betragtning, fordi de afhænger af varen samlet, rabat og skatter, der er tilføjet, samt andre felter som mængde , Salgspris, rabat og skat tilføjet det.

Noter

Planlægning af import

Hvis din fil indeholder mere end 1000 poster, planlægges din import, og du vil modtage en e-mail-meddelelse, når importen er afsluttet.

Datafeil

Datafeilen opstår, når importen afbrydes. Det angiver, at importtabellen ikke importerede alle poster til systemet, og at alle oplysninger, der er relateret til den afbragte import, går tabt. Dette betyder, at posterne ikke kan importeres, og at du bliver nødt til at rydde dataene, før du starter en ny import.

Import låst fejl

Denne fejl opstår, når en anden bruger allerede har startet en import til den samme kategori eller modul. Alle detaljer vedrørende den allerede igangsatte import vises i fejlmeddelelsen.

Hvis en administrator udfører en import, og en ikke-admin-bruger forsøger at starte en import på det samme modul, modtager han den importerede låste fejl, der er beskrevet ovenfor.

Hvis en ikke-admin-bruger imidlertid udfører en import, og en administrator forsøger at udføre en import på det samme modul, vil han være i stand til at undersøge den aktuelle importstatus og endda annullere den. Når administratoren annullerer en igangværende import, modtager den bruger, der startede importen den afbrudte importfejl.

Dataimport

Når du starter en import, kan du ikke starte nogen anden import, før den første import er afsluttet.

Når du starter en import i et bestemt modul, kan andre brugere ikke importere poster til det samme modul. De vil dog stadig kunne importere poster til andre moduler i Simply CRM .

Opdateret den 30/11/2019

Var denne artikel til hjælp?

Relaterede Artikler