Sådan bruges Mail Converter-modulet i Simply CRM

Vi forstår, at moderne virksomheder i høj grad er afhængige af e-mail som deres vigtigste kommunikationskanal. Det er ikke ualmindeligt, at vi cykler gennem hundreder og endda tusinder af e-mails. Hvis de ikke bliver håndteret, vil disse e-mails hurtigt blive stablet og skabe gener i din indbakke.

For at hjælpe med at løse dette problem har Simply CRM udviklet Mail Converter-modulet, som giver dig mulighed for hurtigt og effektivt at administrere din indbakke. Mail Converter scanner og strømline opgaver ved automatisk at oprette passende poster i Simply CRM .

Hvis du har brug for en tilpasset løsning til din e-mail-korrespondance, giver Simply CRM mulighed for at definere specifikke regler og handlinger, der vil blive udført på dine e-mails. Husk, at alle dine e-mails scannes automatisk, medmindre du manuelt deaktiverer Mail Scanner-opgaven i Scheduler.

Mail Converter-operationerne

Afhængigt af dine specifikke behov og foretrukne indstillinger, kan Mail Converter udføre mange forskellige handlinger på dine e-mails. Følgende tabel viser disse operationer og posterne der er knyttet til dem.

Optage Operation
At føre 1. Opret kundeemner
2. Vedhæft e-mails til kundeemner
Kontakt 1. Opret kontakter
2. Vedhæft e-mails til kontakter
Billet 1. Opret billetter (med den tilsvarende kontakt)
2. Opret billetter (uden den tilsvarende kontakt)
3. Vedhæft e-mails til billetter
Organisation 1. Opret organisationer
2. Vedhæft e-mails til organisationer
Mulighed 1, Opret muligheder (med de tilsvarende kontakter)
2. Opret muligheder (uden de tilsvarende kontakter)
3. Vedhæft e-mails til mulighederne

Sådan konfigureres din postkasse i Simply CRM

Mail Converter konverterer din postkasse i Simply CRM og udfører de relevante handlinger afhængigt af e-mail-indholdet. For at bruge Mail Converter skal du dog først konfigurere din mailbox i Simply CRM .

For at konfigurere din postkasse skal du åbne din forekomst af Simply CRM og gå til Indstillinger under indstillingen Bruger i øverste højre hjørne.

Åbn Andre indstillinger i det nye vindue og vælg Mail Converter.

Tryk på Opret postkasse eller Tilføj postkasse.

Indtast postkassedetaljerne, som vist på følgende skærmbillede.

Følgende tabel fordeler postkassedetaljerne og forklarer, hvordan hver mulighed bruges i Simply CRM .

Når du har indtastet alle detaljerne, skal du trykke på Næste for at fortsætte dit arbejde og begynde at vælge de mapper, du vil tilføje fra din e-mail-klient.

Når du vælger alle de nødvendige mapper, skal du trykke på Næste.

Vigtigt: Du skal vælge mindst en mappe for at gå til det næste trin.

I det sidste trin skal du specificere regelbetingelserne og handlingerne.

I Simply CRM kan du bruge regler til at definere, hvilke handlinger der skal udføres på dine e-mails, efter at systemet har scannet dine e-mail-meddelelser. Husk, at indgående e-mails scannes regelmæssigt for at kontrollere, om de opfylder de kriterier, du har angivet eller ej.

Følg instruktionerne herunder for at konfigurere regler i en postkasse.

Åbn Mail Converter og vælg den ønskede postkasse. I den detaljerede visning skal du trykke på knappen Tilføj regel i øverste højre hjørne.

Dette åbner følgende pop op-vindue, hvor du bliver bedt om at indtaste regeloplysningerne.

Udfyld felterne ved at indtaste de nødvendige oplysninger, og tryk på Gem.

Den næste tabel fordeler hver mulighed i pop op-vinduet Tilføj regel og beskriver, hvilke handlinger de udfører.

Mark Beskrivelse
Match Alle betingelser betyder, at alle specificerede betingelser skal matches for at udføre regelhandlingen. Eventuelle betingelser betyder, at kun en betingelse skal være opfyldt for, at den regelhandling, der skal udføres.
Fra Sammenlign dine kriterier med Fra-feltet i dine indgående e-mails.
Til Sammenlign dine kriterier med feltet Til i dine indgående e-mails.
CC Sammenlign dine kriterier med CC-feltet i dine indgående e-mails.
BCC Sammenlign dine kriterier med BCC-feltet for dine indgående e-mails. Dette filter fungerer kun, når BCC-feltet er synligt for dig.
Emne Sammenlign dine kriterier med emnet for dine e-mails under hensyntagen til den valgte tilstand (Indeholder, ikke indeholder, lig, ikke lig, Begyn, slut, Regex)
Legeme Sammenlign dine kriterier med kroppen af dine e-mails under hensyntagen til den valgte tilstand (Indeholder, ikke indeholder, lig, ikke lig, begynd, slut, regex)

Gennem regler handlinger giver Simply CRM mulighed for at indstille kortlægningen af dine CRM-felter med indholdet af e-mail-kroppen. For at starte denne proces skal du bruge en afgrænser, der fremhæver det indhold, der skal kortlægges på dine CRM-felter.

Hvordan Mail Converter opretter poster i Simply CRM

Efter scanning af dine e-mails opretter Mail Converter poster for de e-mails, der opfylder de specificerede kriterier. Simply CRM kortlægger Simply CRM automatisk oplysningerne fra e-mailen til passende CRM-felter.

Følgende tabel forklarer, hvilke handlinger Mail Converter kan udføre på dine poster.

Vigtigt: Opdateringsfelterne skal have en højere prioritet end reglen Opret billetter.

En automatisk e-mail sendes til dine kunder, når en billet oprettes. Hvis kunderne svarer på denne e-mail, gemmes svaret som en kommentar i den eksisterende billet. Det anbefales, at du konfigurerer feltet Fra e-mail på den udgående server ved hjælp af den samme e-mail, som du brugte til at konfigurere en postkasse i Mail Converter.

Opdateret den 30/11/2019

Var denne artikel til hjælp?

Relaterede Artikler