Sådan importeres poster

Hvis du allerede har samlet dine data i .csv- eller .vcf-format, kan du nu nemt importere dem til Simply CRM ved at følge nedenstående trin.

Importer poster i 3 enkle trin

Simply CRM giver dig mulighed for at importere dine poster i en række forskellige kategorier, herunder kontakter, organisationer, tilbud osv.

Før vi forklarer processen med at importere data til Simply CRM , er det vigtigt at understrege nogle få forudsætninger.

Obligatoriske felter

Din .csv- eller .vcf-fil skal adressere alle obligatoriske felter, der er angivet med et rødt stjerneikon. Felter som Efternavn er f.eks. Obligatoriske for modulet Kontakter. Hvis de obligatoriske felter efterlades tomme, indstilles de automatisk til ????.

Hvis du prøver at importere en liste over kunder, skal du dedikere en kolonne til deres efternavne i din .csv- eller .vcf-fil. Ellers returnerer systemet en fejl.

Filstørrelse

Dine filer må ikke overstige den maksimale størrelse på 5 MB.

Tilladelse

Admin-brugere kan deaktivere importmuligheden for ikke-admin-brugere. Hvis du ikke kan finde indstillingen Import i Simply CRM , skal du kontakte din administrator for at anmode om tilladelse.

3 enkle trin til import af poster

Lad os nu fokusere på processen med at importere poster i .csv- eller .vcf-filformat.

For at komme i gang skal du åbne menuen i venstre side og vælge et modul, Salg> Kontakter, hvis du vil importere dine kunder. Klik derefter på knappen Importer i øverste højre hjørne.

Trin 1: Upload af fil

I trin 1 skal du uploade din fil til Simply CRM .

Når du har trykket på knappen Importer, skal du vælge filformatet. I øjeblikket Simply CRM to formater: .csv og .vcf. I forbindelse med denne vejledning bruger vi en .csv-fil.

Når du vælger formatet, skal du trykke på knappen Vælg fra denne computer og vælge din foretrukne fil.

Du bemærker yderligere tre felter i pop op-boksen Importer kontakter: Har overskrift, afgrænset og kodning.

Når du importerer en fil, Simply CRM dine overskrifter med felter i systemet. Husk, at den første række i .csv-filen betragtes som en overskrift. Hvis din fil har et overskrift, skal du markere afkrydsningsfeltet Har overskrift.

Simply CRM understøtter CRM fire typer afgrænsere: komma, semikolon, Pipe og Caret. Systemet genkender kun felter i din .csv-fil, hvis de er adskilt af en af de understøttede afgrænsere.

Vælg altid det rigtige tegnsæt, hvor din fil blev kodet, uanset filindholdet. Husk, at Simply CRM understøtter to tegnkodningssæt: UTF-8 og ISO-8859-1.

Hvis dit ark indeholder specialtegn som ø, æ eller å, skal du vælge UTF-8 for at bevare tegnene i deres oprindelige form.

Når du har konfigureret alle felter, skal du klikke på Næste.

Trin 2: Duplikat håndtering

Det andet trin er valgfrit. Det giver dig mulighed for at bestemme, hvordan duplikatposter i din .csv-fil håndteres af Simply CRM .

Her kan du vælge at springe over, overskrive eller flette de dobbelte poster.

Når du har importeret filen, vil Simply CRM kontrollere posterne for at undgå duplikat og overflødige data. Hvis du beslutter at bruge indstillingen Spring over, Simply CRM duplikatposter, og de importeres ikke.

Hvis du bruger overskrivningsindstillingen, overskrives de duplikerede poster fra .csv-filen og erstatter posterne i Simply CRM .

Indstillingen Flet giver Simply CRM undersøge de dobbelte poster og kun importere de nye, relevante data.

Kontroller eksempelbilledet nedenfor for en grafisk gengivelse af spring-, overskrivnings- og fletningsfunktionerne.

Spring over, overskriv og flet

Vigtigt: Husk, at importoptegnelser aldrig vil omgå de dobbelte forebyggelsesregler.

Trin 3: Marktilknytning

I det sidste trin skal du kortlægge overskrifterne eller kolonnerne i importfilen i Simply CRM . Hvis din overskrift eller kolonne svarer direkte til Simply CRM , kortlægges den automatisk.

Her kan du indstille standardværdier til kortlægning af felter, og de vil blive brugt, hvis værdien af et hvilket som helst felt i filen er tomt. Hvis du genbruger tilknytninger, kan du gemme dem, og de vil være tilgængelige for alle brugere. De gemte tilknytninger kan senere slettes ved blot at trykke på papirkurven.

Når du har kortlagt dine felter, skal du klikke på Importer.

Vigtigt: Hvis du ikke kortlægger felter, går deres værdier tabt. For eksempel, hvis du ikke kortlægger feltet Adresse til et Simply CRM-felt, går alle adressedata tabt.

Når du har importeret en fil til Simply CRM , præsenteres resultaterne i form af en tabel, som kan ses nedenfor.

Importerer fra en anden CRM

Simply CRM giver dig mulighed for at importere poster fra andre CRM-systemer. For at importere data fra en anden CRM skal du først eksportere data i form af en .csv-fil. Derefter skal du blot følge de trin, der tidligere er forklaret i denne vejledning.

Tips til import af poster

I slutningen af denne vejledning har vi udarbejdet et par nyttige tip til at hjælpe dig med bedre at bruge vores service.

Datoværdier

Du kan indstille datoværdierne i Mine præferencer. Alle formater, der ikke er angivet der, importeres ikke, og feltet forbliver tomt. Hvis datofeltet er obligatorisk, og datoen er angivet i et andet format, importeres posterne ikke.

Tildelt til værdier

Når du kortlægger til tildelt til-værdi, kan du enten have brugernavnet (login-adresse) eller deres for- og efternavn i .csv-filen. Hvis ingen brugere har den nødvendige værdi til stede, tildeles importoptegnelserne automatisk til den bruger, der importerer dataene.

Tal

F.eks. Hvis .csv-filen har værdien 12.48923 og Mine præference-decimaler er indstillet til 2 decimaler, afrundes den importerede værdi op til 12,49.

Hvis du importerer et tomt nummer i det obligatoriske felt, Simply CRM værdien 0 til posten.

Valg af valgliste

Når importværdien ikke er til stede i picklisten, når der kortlægges til feltet Picklist, skal du blot indsætte en ny værdi i posten.

Hvis feltet Picklist er obligatorisk, og importposten ikke har nogen værdi, bruger Simply den standardværdi, der er valgt under importen. Hvis standardværdien er tom, vælger Simply standardværdien for feltet. Hvis alle felter er tomme, vil Simply bruge ???? for ordens skyld.

Tidsværdier

Ved kortlægning af tidsværdier indstiller Simply CRM tiden til kl. 12, hvis feltværdien efterlades tom.

Multivalg combo

I tilfælde af at du importerer valg af Picklists-valg, skal du angive flere værdier i .csv-filen ved hjælp af følgende format: værdi1 | ## | værdi2 | ## | værdi3 . Husk, at dette felt er store og små bogstaver.

Referencefelter

Når du importerer værdier til referencefelter, f.eks. Organisationsfelt i Kontakter, og der ikke er nogen post med værdien, Simply CRM en ny post. Obligatoriske værdier indstilles automatisk til ????. Importen mislykkes, hvis en post har et obligatorisk referencefelt uden værdi.

Beholdningsfelter

Når du importerer filer til din beholdning, skal du huske følgende noter i tankerne.

  1. Artikelnavnet i .csv-filen skal være identisk med det, der findes på produkt- eller servicelisten.
  2. Som standard søges der altid først på produktnavnet i produktlisten og derefter på servicelisten. For at gøre arbejdet lettere kan du bruge følgende format til at tilføje varenavnet med produktet eller tjenesten: :::: Product_Name Services :::: Service_Name.
  3. Felterne Antal og Salgspris skal angives korrekt og kortlægges. Hvis de ikke er angivet, mislykkes din import.
  4. Skatteværdierne skal præsenteres med procenter som beregnet på det samlede beløb.
  5. Rabatter kan anvendes på individuelle varer eller grupper af varer, men du skal angive rabattypen.
  6. Skattetypen skal kortlægges korrekt. I .csv-filen skal afgifttypen angives som gruppe eller individuel. Hvis den ikke er specificeret, vil standardafgiftstypen blive brugt.
  7. Hvis der er 2 poster med 2 forskellige emner, men det samme emne, Simply CRM dem som en enkelt post.
  8. Alle specifikationer for felterne Varer i alt, Samlet inden skat, Modtaget, Balance og Samlet total i .csv-filen tages ikke i betragtning, da de afhænger af varetotal, rabat og afgifter tilføjet til det såvel som andre felter som antal , Salgspris, rabat og moms tilføjet til det.

Bemærkninger

Planlægning af import

Hvis din fil indeholder mere end 1000 poster, planlægges din import, og du modtager en e-mail-meddelelse, når importen er afsluttet.

Datafejl

Datafejlen opstår, når importen afbrydes. Det indikerer, at importtabellen ikke importerede alle poster til systemet, og at al information relateret til den afbrudte import går tabt. Dette betyder, at posterne ikke kan importeres, og at du bliver nødt til at rydde dataene, før du starter en ny import.

Import låst fejl

Denne fejl opstår, når en anden bruger allerede har startet en import på samme kategori eller modul. Alle detaljer vedrørende den allerede igangsatte import vises i fejlmeddelelsen.

Hvis en administrator udfører en import, og en ikke-admin-bruger forsøger at starte en import på det samme modul, modtager han den importlåste fejl beskrevet ovenfor.

Men hvis en ikke-admin-bruger udfører en import, og en admin forsøger at udføre en import på det samme modul, vil han være i stand til at undersøge den aktuelle importstatus og endda annullere den. Når administratoren annullerer en igangværende import, modtager brugeren, der startede importen, importafbrudt fejlen.

Import af data

Når du starter en import, kan du ikke starte anden import, før den første import er afsluttet.

Når du starter en import i et bestemt modul, kan andre brugere ikke importere poster til det samme modul. De vil dog stadig være i stand til at importere poster til andre moduler i Simply CRM .

Opdateret den 17/03/2021

Var denne artikel til hjælp?

Relaterede Artikler